Etická linka (whistleblowing hotline)

CO JE VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM ČI ETICKÁ LINKA?

Dne 1. srpna 2023 přibyla podnikům i dalším subjektům povinnost zavést takzvaný vnitřní oznamovací systém, resp. tzv. etickou linku – zaměstnavatelé s nejméně 50 a zároveň s méně než 250 zaměstnanci byli povinni zavést vnitřní oznamovací systém do 15. prosince 2023. Vnitřním oznamovacím systémem jsou míněny bezpečné postupy pro přijímání a včasné prošetření oznámení, které musí především zajistit utajení totožnosti oznamovatelů. Úkolem povinných osob byl i výběr příslušné osoby, která dostala na starost přijímání oznámení a jejich nestranné prošetřování.

CO MŮŽE BÝT PŘEDMĚTEM OZNÁMENÍ?

Předmětem oznámení mohou být jednání, ve kterých je spatřováno protiprávní jednání nebo opomenutí, které může způsobit neoprávněnou újmu a o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací, přičemž zjednodušeně lze říci, že se oznamování má týkat trestných činů nebo protiprávních jednání spadajících do oblastí vyjmenovaných v novém zákoně o ochraně oznamovatelů.

KDO MŮŽE OZNÁMENÍ PODAT?

Okruh oznamovatelů – tedy chráněných osob – je velmi široký. Kromě současných zaměstnanců to mohou být i zaměstnanci bývalí, uchazeči o zaměstnání, stážisté, členové představenstva či dozorčí rady. Oznamovat mohou i ale dodavatelé nebo zájemci o zakázku. Je proto důležité, aby možnost podat oznámení byla snadno dostupná všem uvedeným subjektům. Efektivním řešením je zabezpečený internetový formulář na stránkách společnosti.

JAK LZE OZNÁMENÍ PODAT A DO KDY MUSÍ BÝT VYŘÍZENO?

Oznámení musí být možné podat písemně, telefonicky a na žádost oznamovatele i osobně. Oznamovatel získá právo znát závěry šetření do třiceti dnů od přijetí oznámení. V odůvodněných případech lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.

OUTSOURCING

Dnešní technologie umožňují rychlé a jednoduché zavedení takzvané etické linky, která slouží pro podání oznámení a zároveň plní funkci helpdesku či komunikační platformy. Náš systém pomůže hlídat lhůty, ať už bylo oznámení podáno prostřednictvím emailu nebo např. telefonicky a do systému následně zaevidováno administrátorem. Tato určitá centralizace také přispívá k ochraně osobních údajů oznamovatelů. Těm zase nástroj umožní upozornit na problémy a rizika ve firmě prostřednictvím zabezpečeného formuláře. Užitek tak získají jak oznamovatelé, tak samotné firmy, které budou mít svá rizika více pod kontrolou.

MŮŽE OZNAMOVATEL SVOJE OZNÁMENÍ SMĚŘOVAT I VNĚ FIRMY?

Oznamovatel se bude moci obrátit i přímo na Ministerstvo spravedlnosti. Také z tohoto důvodu je v zájmu firem, aby jejich vnitřní oznamovací systém byl důvěryhodný, funkční a jednoduchý. V opačném případě ho oznamovatelé nejspíš nevyužijí a obrátí se rovnou na ministerstvo, nebo oznámení uveřejní prostřednictvím médií nebo sociálních sítí.

JAK LZE NOVOU POVINNOST VYUŽÍT PRO ZLEPŠENÍ ŘÍZENÍ PODNIKOVÝCH RIZIK?

Podvodníci používají stále sofistikovanější metody, jak někoho napálit. Ať už jde o krádeže nebo zpronevěry firemního majetku, neoprávněné slevy pro dodavatele nebo získávání neoprávněného prospěchu od dodavatelů, podvodníci mohou připravit firmy o spoustu peněz i dobrou pověst. Riziko podvodu nebo jiného nežádoucího jednání byste tedy rozhodně neměli podceňovat.

Preventivní mechanismy nemusí v konkrétních případech podvodům zabránit. Proto je důležité, abyste zavedli postupy, které umožní podvody odhalovat. Postupů, kterými lze podvody odhalit, je více. Doporučujeme, abyste je vhodně kombinovali tak, aby vybalancovaly přínosy a vynaložené náklady. Jedním z nákladově efektivních nástrojů detekce podvodů a nežádoucího jednání je zavedení vnitřního oznamovacího systému, resp. tzv. etické linky.

Zavedením etické linky získáte účinný prostředek pro příjem informací o možných rizicích nebo dokonce podvodech a budete tak na ně schopni včas reagovat.

CO FIRMY A ORGANIZACE MĚLY UDĚLAT?

Pro firmy a organizace bylo klíčové zavést funkční vnitřní oznamovací systém do konce lhůty stanovené zákonem.

Kroky pro splnění výše uvedené povinnosti byly:

• nastavení a zdokumentování postupů pro přijímání, správu a šetření oznámení, včetně postupů pro ochranu osobních údajů oznamovatelů,
• zavedení bezpečných kanálů a nástrojů pro přijímání oznámení, etickou linku;
• určení tzv. příslušné osoby, která se bude s oznámeními seznamovat a prošetřovat je, a
• zvýšení povědomí zaměstnanců a dalších relevantních osob o firemním „etickém kodexu“ a o možnostech podávat oznámení.

MŮŽE S NOVÝMI POVINNOSTMI POMOCI TAKÉ EXTERNÍ PARTNER?

Vnitřní oznamovací systém může spravovat jak zaměstnanec společnosti, tak externí firma. U zaměstnance je třeba dobře zvážit, komu roli přidělit s ohledem na možný střet zájmů. Toto u externího poskytovatele většinou odpadá. Další výhodou externího zajištění je nižší riziko prozrazení totožnosti oznamovatelů.

JAKÉ JE CENA ETICKÉ LINKY?

Rádi Vám představíme možnosti firemní etické linky a navazujících procesů. Vytvoření nové vnitřní směrnice, případně úpravu stávající vnitřní směrnice našimi zkušenými právníky můžeme nabídnout již od 10 000 Kč. Nabízíme také navazující školení zaměstnanců, outsourcing vnitřního oznamovacího systému a ostatní poradenské služby.

Obraťte se na nás a společně vymyslíme to nejlepší řešení pro vaši společnost.